Spiegate cosa detiene effettivamente la holding
Una holding deve identificare ogni attivo presente o previsto: controllate, partecipazioni, immobili, proprietà intellettuale, obbligazioni o altri investimenti. Indicate se l’entità è un proprietario passivo, una sede centrale attiva del gruppo, un veicolo di finanziamento o un gestore di investimenti. Questi ruoli comportano rischi e documentazione diversi.
Un veicolo appena costituito e privo di attivi può comunque presentare un piano di acquisizione, ma obiettivo, finanziamento e tempistiche devono essere credibili. Affermazioni vaghe su «investimenti futuri» senza capitale o opportunità identificabili offrono poco contesto commerciale.
Se la società investirà denaro di terzi o fornirà servizi finanziari regolamentati, i normali servizi bancari per holding potrebbero non essere appropriati. Licenze e disponibilità della banca devono essere esaminate prima dell’apertura.
Rendete trasparente la catena di proprietà e controllo
Fornite uno schema dal richiedente attraverso ogni socio fino a ciascun UBO persona fisica, includendo percentuali, diritti di voto e giurisdizioni. Aggiungete documenti del registro e costitutivi per ogni livello societario e spiegate eventuali trust, intestazioni fiduciarie, fondazioni o partnership.
Identificate amministratori, responsabili delle decisioni di investimento, firmatari del conto e persone con diritti di veto o controllo. Una struttura complessa non è automaticamente vietata, ma ogni livello deve avere una ragione lecita e commerciale.
I cambiamenti previsti dopo l’apertura — nuovi investitori, trasferimenti, opzioni o riorganizzazioni — devono essere dichiarati quando noti. La banca può richiedere un nuovo KYC prima di attuare cambiamenti di proprietà.
Documentate le controllate e gli attivi di investimento
Per le partecipazioni in controllate, fornite estratti del registro, bilanci, descrizioni aziendali e valutazioni o documenti di acquisizione. Per gli immobili, aggiungete titoli di proprietà, contratti di acquisto, valutazioni e informazioni locative. Per i titoli, fornite estratti del broker o del depositario e accordi di investimento.
La finalità del conto deve seguire gli attivi. Una holding può ricevere dividendi, proventi da vendite o finanziamenti dei soci e pagare acquisizioni, onorari professionali, imposte e finanziamenti del gruppo. Non dovrebbe ricevere ricavi operativi estranei senza spiegazioni.
Se gli attivi non sono ancora stati acquisiti, distinguete le operazioni già concordate dagli obiettivi generali. Bozze di contratti di acquisto, documenti preliminari delle condizioni e relazioni professionali sono più utili delle proiezioni promozionali.
Ricostruite il capitale di investimento e l’origine del patrimonio degli UBO
Le strutture holding coinvolgono spesso capitali significativi, quindi le banche possono esaminare in profondità il patrimonio dei titolari effettivi. Spiegate se i fondi derivano da stipendio, utili d’impresa, dividendi, vendita di una società, immobili, eredità o investimenti e fornite una sequenza cronologica di prove.
Il conto da cui provengono direttamente i fondi deve appartenere al reale conferente o a una società del gruppo documentata. Spostare denaro tra più conti non migliora le prove e può generare domande. Prestiti dei soci e conferimenti di capitale devono corrispondere alle approvazioni societarie e agli accordi.
Patrimoni derivanti da criptovalute, accumuli di contante e attivi da giurisdizioni ad alto rischio richiedono una dichiarazione tempestiva. Gli standard probatori e la disponibilità delle banche variano: non è possibile promettere un’accettazione generale.
Dividendi, prestiti e pagamenti infragruppo
Prevedete i dividendi attesi per controllata, i pagamenti per acquisizioni, i conferimenti dei soci, i prestiti, gli onorari professionali e le distribuzioni. Indicate Paesi, valute, importi approssimativi e frequenza. Le operazioni elevate ma poco frequenti vanno spiegate anche se il numero annuale di operazioni è basso.
I prestiti infragruppo richiedono accordi, condizioni sugli interessi, piano di rimborso e una chiara finalità commerciale. I dividendi devono essere sostenuti da bilanci e delibere. Compensi di gestione o royalties richiedono servizi o diritti reali, non etichette aggiunte soltanto per giustificare trasferimenti.
La banca può richiedere documenti prima di ogni pagamento rilevante. Preparate in anticipo i documenti relativi agli attivi e alla società e conservate prove dell’effetto dell’operazione sul gruppo.
Gestione, residenza fiscale e sostanza economica
Indicate dove vengono prese le decisioni del consiglio, dove risiedono gli amministratori e come sono documentate le decisioni di investimento. Un indirizzo registrato in Georgia, da solo, non stabilisce la sede di gestione né la residenza fiscale. Richiedete una consulenza fiscale adeguata per la società e i suoi proprietari.
Verbali del consiglio, politiche di investimento, fornitori di servizi, organizzazione degli uffici e documenti contabili possono dimostrare la governance. Se gli amministratori operano per più entità, spiegate come vengono gestiti conflitti e poteri.
L’apertura di un conto bancario non determina l’accesso ai benefici dei trattati, la residenza fiscale o la titolarità effettiva ai fini fiscali. L’autocertificazione CRS e FATCA deve essere accurata e aggiornata quando cambiano le circostanze.
Documenti KYC della holding
Il fascicolo comprende normalmente documenti del registro e statuto del richiedente, schema proprietario completo, amministratori e firmatari, KYC personale degli UBO, prove dell’origine del patrimonio, schema del gruppo, documenti sugli attivi, bilanci e previsioni delle operazioni.
Aggiungete contratti di acquisizione, patti tra soci, accordi di prestito, delibere sui dividendi, estratti del broker, documenti immobiliari o relativi alla proprietà intellettuale secondo la classe di attivi. I documenti esteri possono richiedere certificazione e traduzione in georgiano.
Le banche possono richiedere informazioni sulle controllate sottostanti e sulle controparti anche quando non sono titolari diretti del conto. Preparate un quadro completo del gruppo invece di limitare le informazioni all’entità al vertice.
Apertura locale e a distanza per strutture holding
Un rappresentante può presentarsi a Tbilisi dopo una valutazione preliminare dettagliata. Le strutture semplici possono rientrare nel nostro servizio aziendale standard, mentre proprietà stratificate, trust, attivi regolamentati o finanziamenti elevati richiedono generalmente un preventivo separato e una preparazione più lunga.
L’apertura a distanza può essere valutata, ma richiede più documentazione. Possono servire una procura conforme ai requisiti della banca, documenti societari certificati, originali, KYC video e prove personali degli UBO. Confermate la procedura prima di autenticare i documenti.
L’approvazione del conto da parte della banca non garantisce l’accettazione di ogni futuro pagamento per acquisizioni, dividendi, prestiti o investimenti. La trasparenza continuativa resta essenziale.